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Tutto quello che c'è da sapere sul lavoro in desk sharing
Dopo l'emergenza Coronavirus, che ha costretto i dipendenti di uffici e aziende a lavorare in smart working, è stato da subito chiaro che bisognasse ripensare il lavoro a distanza e la flessibilità dei lavoratori. Si sono così create delle nuove forme di lavoro ibrido, in cui non esiste più un concetto di luogo di lavoro limitato e in cui il dipendente si sente vincolato.
Con tutta probabilità, la flexibility sarà la nuova normalità, che si declinerà in due modalità operative: smart working e desk sharing. L'Italia ha avanzato una proposta normativa per regolamentare queste nuove tendenze di lavoro e ci possiamo aspettare un approccio sempre più mirato al benessere degli impiegati.
In questo articolo approfondiamo i due termini, cercando di fornire una definizione chiara e una prospettiva su come nel nostro Paese si stanno gestendo le nuove esigenze di lavoratori e aziende.
Cos'è il desk sharing
Il desk sharing è l'ottimizzazione delle postazioni in ufficio, che combina la flexibility dello smart working alla condivisione di idee e socializzazione di un luogo di lavoro. Desk sharing e co-working sono più o meno sinonimi e si basano sulla condivisione delle risorse tra lavoratori, non solo per quanto riguarda gli spazi e gli strumenti di lavoro, ma anche gli interessi e gli obiettivi.
Oggi stanno crescendo gli spazi dedicati alla produttività e all' incontro di professionisti, anche di imprese diverse. Si tratta di attività che presentano un contesto lavorativo nuovo, finalizzato alla produttività, alla comunicazione tra i membri e al benessere degli stessi. Vi sono, al loro interno, isole di lavoro con scrivanie condivise, phone booth, aree relax e open space per i meeting.
Gli spazi co-working possono nascere all'interno delle imprese o anche in luoghi esterni, creati apposta per favorire l' incontro tra professionisti. Per un'azienda, una soluzione simile può offrire molti vantaggi in termini di ottimizzazione degli spazi (non saranno più necessari grandi uffici, in quanto un team di persone può condividere la stessa scrivania in momenti diversi della giornata), si favorisce la socializzazione e lo scambio di idee e, infine, si tratta di una modalità che appoggia l'adattabilità.
Cosa si intende con smart working
Smart working, traducibile con lavoro agile o a distanza, è una modalità operativa che slega il dipendente dalla sede dell' azienda. Rispettando il monte ore di lavoro previsto da contratto, può decidere a che ora rendersi operativo e dove svolgere le sue mansioni.
Tecnologie come veicolo di cambiamento
Per mettere in campo le iniziative di desk sharing e smart working è stata necessaria un'evoluzione delle tecnologie e del modo con cui i dipendenti entrano in contatto con le stesse.
Software e hardware sono stati semplificati per consentire agli impiegati di lavorare anche senza il supporto continuo in presenza del settore IT. Certamente, l'assistenza dei tecnici è garantita anche a distanza, ma si è rivelato necessario snellire i processi di lavoro e diminuire gli interventi attraverso tecnologie user friendly e smart.
La formazione del lavoratore
La preoccupazione più diffusa tra chi si occupa di tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro e anche tra i dipendenti è la scarsa conoscenza degli strumenti di lavoro. Per esempio, lavorare in scrivanie non assegnate potrebbe arrecare problemi di postura. Quando si lavora in desk sharing, o da casa o in un bar, non si è dotati di tutte le comodità dell' ufficio e di una postazione scrivania ergonomica.
Si è dunque rivelato fondamentale formare i dipendenti affinché adottassero abitudini virtuose, sia per quanto riguarda la postura mentre lavorano alla scrivania, sia per quanto concerne le pause e il distacco dal lavoro fuori orario. Infatti, un altro rischio legato al lavoro agile è quello di confondere i momenti di operatività con il tempo libero.
Il burnout è una condizione che interessa i lavoratori freelance e anche i dipendenti in smart working e si manifesta quando non si riesce a porre un confine tra lavoro e vita privata. La sensazione è quella di dover essere sempre disponibili, di poter essere operativi a tutte le ore. Tuttavia, a lungo andare, una condizione di questo tipo rischia di portare a un esaurimento delle energie, a stress, depressione e altre conseguenze a queste legate.
In ufficio le pause sono meglio scandite, soprattutto dai colleghi e dai momenti di socialità, mentre a casa o da remoto è facile perdere la cognizione del tempo e trovarsi a lavorare per più ore del previsto. Le soluzioni flessibili per lavorare non sono basate su quanto tempo si impiega nel gestire le proprie mansioni, ma sugli obiettivi: quando si concludono tutte le attività, è il momento di riposarsi.
Altri argomenti di formazione a cui i dipendenti devono prestare attenzione sono il rispetto delle normative anti Covid, rischi associati alle attività e gestione dei colleghi e della collaborazione.
Conclusioni
Lo smart working è ormai la normalità in molte aziende: secondo una ricerca dell'Osservatorio del Politecnico di Milano, circa il 7% del totale dei dipendenti in Italia lavora secondo questa modalità, cresciuta del 40% negli ultimi due anni, dalla pandemia.
La flessibilità del lavoro ha offerto nuove opportunità sia ai dipendenti che alle imprese stesse, che possono contenere alcuni costi legati alla gestione degli uffici. Non solo: un'evoluzione di questo tipo giova dal punto di vista del benessere del lavoratore e, si sa, se una persona si sente bene, allora può lavorare anche meglio, dimostrare impegno e creatività.
Oggi il ruolo dell'ufficio è stato ripensato e le aspettative dei dipendenti in materia di flexibility e autogestione di orari e spazi possono essere soddisfatte. Non è però possibile agire sui cambiamenti del posto di lavoro senza prima aver tenuto conto di alcuni fattori:
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le esigenze degli impiegati, prima di tutto. Possono lavorare da remoto? Hanno tutte le tecnologie a loro disposizione? Sanno come usarle?
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riprogettazione degli spazi, che deve avvenire per favorire il lavoro degli impiegati senza ostacolarlo
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piano smart working, ovvero una pianificazione efficace per fare in modo che tutti coloro che si trovano bene nell'adottare questa modalità possano sfruttarla
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formazione del personale, che deve essere in grado di svolgere la propria esperienza lavorativa in un ambiente salutare, produttivo e dotato di qualsiasi tecnologia che possa facilitare le mansioni.
Sul nostro blog di Soterikon trattiamo sempre argomenti per comprendere la direzione che sta prendendo il mondo del lavoro, in modo che i titolari delle imprese e i loro impiegati siano sempre aggiornati sulle ultime tendenze.
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Scritto da Paolo Calderone
https://www.linkedin.com/in/paolo-calderone/
Professionista con più di 25 anni di esperienza maturati nell’ambito della gestione dei servizi di medicina, formazione e sicurezza sul lavoro, fornisce consulenza alle Aziende che desiderano tutelarsi da tutte le sanzioni in cui si potrebbe incorrere a causa del vasto quadro normativo concernente la sicurezza sul lavoro (D.Lgs 81/08). Docente dei corsi di formazione per le figure professionali previste dal D.lvo 81/08.
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