L'importanza della riunione periodica in sicurezza sul lavoro

Nelle aziende che contano più di 15 lavoratori, il datore di lavoro ha l' obbligo di organizzare una riunione periodica almeno una volta all'anno. Perché? A cosa serve? Chi è coinvolto. Scoprilo in questo articolo.

Cos'è la riunione periodica (ex art 35)?

La riunione periodica è un incontro che si svolge una o più volte l'anno e che organizza il datore. Egli coinvolge anche il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione RSPP, il Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza RLS e il Medico competente.

Gli obiettivi della riunione periodica sono esaminare la valutazione dei rischi, le misure di prevenzione e protezione, le necessità di formazione dei dipendenti e le attività di miglioramento della sicurezza in generale. Infatti, durante la riunione, si esaminano il DVR, l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali, quindi i risultati della sorveglianza sanitaria, e tutte le misure per ridurre i rischi a cui i lavoratori sono esposti.

L' obbligo di indurre la riunione periodica è indicato nell' art 35 del Testo Unico sulla sicurezza sul lavoro.

Partecipanti alla riunione periodica e ruoli

• Datore di lavoro: deve confrontarsi con le alte figure professionali per individuare lo stato di salute e sicurezza della propria azienda, con una certa attenzione nei confronti delle misure di prevenzione e protezione adottate, affinché siano efficaci. Riportiamo poi ciò che dice il decreto legislativo sul ruolo del datore: egli può dimostrare, da un lato, di non ricadere nella culpa in vigilando, in quanto non potrà essere accusato di mancata sorveglianza in relazione ai propri doveri che ha delegato a terzi, dall’altro di aver pesato realmente “sul campo” la competenza, preparazione e affidabilità dei propri collaboratori che partecipano all’organizzazione del sistema salute e sicurezza aziendale (culpa in eligendo).
• Responsabile del servizio di prevenzione e protezione: sempre riprendendo il testo di legge, egli potrà dare concreta prova della sua principale funzione, che è quella di coordinamento delle varie figure e professionalità operanti nel campo della salute e sicurezza aziendale; potrà pertanto, anche in tale occasione, fornire prova del suo operato ed al contempo avere riscontro dell’effettivo stato di avanzamento dei compiti affidati ai componenti del servizio prevenzione e protezione.
• Il Responsabile dei lavoratori per la sicurezza sul lavoro ha il compito di esercitare le proprie funzioni, in quanto verrà di fatto consultato come previsto dal Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro, e potrà promuovere − qualora lo ritenga opportuno − l’elaborazione, l’individuazione e l’attuazione di misure di prevenzione idonee a tutela della salute e integrità fisica dei lavoratori, richiedendo la verbalizzazione di eventuali osservazioni e/o proposte.
• Infine, il Medico Competente è colui che si occupa di redigere un documento contenente i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata attraverso le visite mediche. Egli può dimostrare (attraverso la verbalizzazione e la sottoscrizione dell’incontro) l’adempimento dei suoi doveri che non si limitano soltanto alle visite mediche obbligatori dei lavoratori, ma sono quelli più ampi di consulenza in materia sanitaria, nonché di collaboratore − congiuntamente al responsabile del servizio prevenzione e protezione − del datore alla valutazione dei rischi.

Perché è importante la riunione periodica in azienda?

La riunione periodica tra datore, medico competente ove nominato, RLS e RSPP è molto importante per tutelare la sicurezza dei lavoratori in azienda. Per qualcuno potrebbe solo sembrare una mera formalità per essere a norma di legge, ma in realtà è una parte fondamentale del servizio di prevenzione e protezione dei lavoratori.

Grazie alla riunione periodica, si possono trattare diversi temi circa la sicurezza e salute dei lavoratori, valutare bene i rischi presenti in azienda e tenere monitorato lo stato di sanità dei lavoratori, seguire la normativa ed evitare sanzioni. Inoltre, è un' opportunità per verificare il corretto funzionamento dei dispositivi di protezione individuale, ma anche delle misure di sicurezza adottate per ridurre al massimo i rischi nelle imprese.

Le riunioni periodiche non servono solo per fare il punto sulla situazione e verificare la presenza di casi di malattie professionali, ma sono anche necessarie per elaborare i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute.

Non solo: i partecipanti alle riunioni periodiche possono avanzare nuove linee guida per la gestione dei rischi e degli infortuni, come nuovi dispositivi di protezione individuale, comportamenti, corsi di formazione, attività di addestramento e molto altro.

Quando avviene la convocazione della riunione periodica?

Stando all' art 35 del Testo Unico per la Sicurezza sul Lavoro D LGS 81/08, la riunione periodica indetta dal datore di lavoro si tiene in occasione di significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, quindi con l'introduzione di nuove tecnologie, personale e mutazione dell'organizzazione della produzione che potrebbero influenzare sicurezza e salute dei lavoratori.

Come funziona la riunione periodica?

Come già detto, la riunione periodica coinvolge datore di lavoro, Rappresentante del servizio di prevenzione e protezione RSPP, rappresentante dei lavoratori per la sicurezza RLS e medico competente.

Come già accennato, durante questa riunione, che deve essere effettuata nelle imprese con più di 15 dipendenti (cioè dal quindicesimo in poi considerando anche i soci operanti), il datore di lavoro, ai sensi dell’art.35 comma 2, esamina con i partecipanti:

• il documento di valutazione dei rischi. Infatti, i partecipanti delle riunioni periodiche dovranno discutere sui rischi rilevati nelle aziende, i livelli di esposizione delle varie mansioni, le misure di prevenzione e protezione, le loro caratteristiche tecniche e l'efficacia, in base ai rilevamenti raccolti durante il monitoraggio nell' ambiente di lavoro;
• quanti e quali infortuni e malattie professionali sono avvenuti nelle aziende. Questa parte è responsabilità diretta del medico competente, il quale è colui che monitora periodicamente lo stato di salute dei dipendenti. Ha importanza fondamentale per la sicurezza sul lavoro in quanto è la prova dell'efficacia o meno delle misure di protezione dai rischi adottate. Riprendiamo cosa dice il Decreto Legge circa il ruolo del medico competente: egli comunica per iscritto, in occasione delle riunioni di cui all’articolo 35, al datore, al responsabile del servizio di prevenzione protezione dai rischi, ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata e fornisce indicazioni sul significato di detti risultati ai fini della attuazione delle misure per la tutela della salute e della integrità psico-fisica dei lavoratori;
• quali sono i dispositivi di protezione individuale, le loro caratteristiche tecniche e l'efficacia. Infatti, durante queste riunioni, una volta individuati i sistemi per la protezione dai rischi, si verifica se i lavoratori siano stati informati, li utilizzino come previsto dal documento di valutazione dei rischi e richiedano l'immediata sostituzione in caso di usura;
• la riunione periodica deve affrontare quali sono i codici di comportamento e buone prassi per ridurre l' esposizione al rischio di infortuni e di malattie professionali;
• quali sono gli obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base dei risultati della sorveglianza sanitaria, gli interventi per rendere l' ambiente di lavoro più salutare e come rendere più sicure le condizioni di esposizione ai rischi;
• la riunione periodica deve infine, tra gli argomenti obbligatori, affrontare quali sono i programmi di informazione e formazione per tutti i membri dell'azienda in materia di sicurezza e protezione della salute dei lavoratori. In particolare, si analizza il programma di formazione eseguito durante l'anno e si propone il percorso di corsi per la gestione dei rischi dell'anno successivo. I temi sono molti, tra cui uso di nuove tecnologie o macchinari, di un prodotto nuovo, stili di vita dei lavoratori.

Tutti questi argomenti e le considerazioni che emergono durante la riunione per la sicurezza vanno inserite in un verbale.

Cosa succede se il datore di lavoro non indice la riunione periodica per la sicurezza?

Essendo la riunione periodica obbligatoria, ai sensi dell' art 18 del D.Lgs. 81/2008, nelle unità produttive con più di 15 impiegati, il mancato rispetto di questo adempimento porta al pagamento di salate sanzioni.

• Il datore di lavoro e il dirigente sono tenuti a pagare un'ammenda da 2.457,02 a 4.914,03 euro se non organizzano la riunione almeno una volta l'anno o quando prevista dalla legge;
• Il datore di lavoro e il dirigente sono tenuti a pagare un'ammenda da 2.457,02 a 8.108,14 euro in caso non venissero affrontati tutti gli argomenti previsti dal programma;
• Il datore di lavoro e il dirigente sono tenuti a pagare un'ammenda da 614,25 a 2.211,31 euro qualora non venisse redatto il verbale con i contenuti delle riunioni.

Conclusioni

Le riunioni periodiche sono fondamentali per la gestione dei rischi in un'impresa. Grazie a esse, il datore con il RSPP, il RLS e il medico del lavoro possono individuare dei comportamenti sani e modalità operative per poter operare la corretta prevenzione di infortuni e malattie professionali.

Un'azienda più sicura è anche più produttiva e consente di abbattere molti costi legati agli stop della produzione, spese legali ecc. Queste riunioni sono anche utili perché sono un modo per migliorare lo stato di salute complessivo degli impiegati di un'organizzazione, in quanto si cerca di fare il punto sulla gestione dei rischi, aiutandosi con il documento di valutazione degli stessi e i risultati della sorveglianza sanitaria.

Per questo l'organizzazione delle riunioni, che avvengono più di una volta l'anno in qualsiasi settore e quando avvengono eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza e salute degli impiegati, è così importante.

Si tratta di un'occasione per creare un piano d’azione che definisca ruoli e responsabilità di ogni membro dell'azienda. Tutto ciò che emerge durante l’incontro, deve essere obbligatoriamente inserito all’interno di un apposito verbale, che rimane a disposizione di chiunque desideri consultarlo in seguito.

Le riunioni periodiche sono state pensate per tutelare la salute e la sicurezza sul lavoro e per misurare l'efficacia di alcune scelte operate in azienda. Non si tratta di un mero obbligo previsto dalla legge ma di un'azione che si intraprende per il bene della propria impresa.

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Scritto da Paolo Calderone 

https://www.linkedin.com/in/paolo-calderone/

Professionista con più di 25 anni di esperienza maturati nell’ambito della gestione dei servizi di medicina, formazione e sicurezza sul lavoro, fornisce consulenza alle Aziende che desiderano tutelarsi da tutte le sanzioni in cui si potrebbe incorrere a causa del vasto quadro normativo concernente la sicurezza sul lavoro (D.Lgs 81/08). Docente dei corsi di formazione per le figure professionali previste dal D.lvo 81/08.

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